現代企業(yè)檔案管理信息化建設與企業(yè)電子文件管理高級實戰(zhàn)培訓班
【舉辦單位】：*國際管理培訓網（）
【參課費用】：3200 元/人
【授課時間】：2010年1月21日 ～ 1月24日
【授課地點】：上海
【】：
◆證書費用：500元／人（參加認證考試的學員須交納此費用，不參加認證考試的學員無須交納此費用）。
◆說明：凡希望參加認證的學員，在培訓結束后參加認證考試并合格者，頒發(fā)“香港培訓認證中心國際認證中心ＨＫＴＣＣ”《現代企業(yè)檔案管理》證書。（國際認證／全球通行／雇主認可／聯網查詢）.
【學員對象】各企事業(yè)單位檔案管理研究者、人事行政專員\科室主任及*經理，檔案管理專員等。
【課程內容】
*章 企業(yè)檔案信息化建設
*節(jié) 檔案信息化概述
一、檔案信息化的意義
1、是檔案事業(yè)適應時代和社會發(fā)展的必然選擇
2、是加速檔案現代化的客觀要求
3、是提高檔案信息服務水平的必由之路
二、檔案信息化的概念和任務
（一）信息化概念
信息化是人類在社會活動中通過廣泛應用信息技術，充分有效地開發(fā)利用信息資源，推動經濟和社會發(fā)展的過程。
信息化包含：
1、“兩個支柱”：數字化、網絡化；
2、“三個層面”：信息技術的開發(fā)和應用過程、信息產品制造業(yè)不斷發(fā)展的過程、信息資源的開發(fā)和利用過程；
3、“四個特點”：技術是動力；業(yè)務是導向；資源是核心；人才是關鍵。
（二）檔案信息化概念
檔案信息化是指在*檔案行政管理*的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織下，全面應用現代信息技術，不斷改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，有效提高檔案信息資源收集、管理和提供利用服務水平的過程。
對概念要全面理解：
1、在*檔案行政管理*的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織下
2、全面應用現代信息技術
3、不斷改革傳統(tǒng)的檔案管理模式
4、搞有效益的檔案信息化
5、是動態(tài)發(fā)展過程
檔案信息化具體地說，包括檔案信息存儲的數字化，管理的虛擬化，傳遞的網絡化，內容的知識化。
（三）檔案信息化建設的任務
1、標準規(guī)范建設
2、基礎設施建設
3、應用系統(tǒng)建設
4、檔案信息資源建設
5、人才隊伍建設
總之，處理好“路、車、貨、交通規(guī)則和駕駛員”的關系，確保全面、協調、持續(xù)地發(fā)展。（四）檔案信息化建設的思路
1、力爭使檔案信息化與本系統(tǒng)、本單位的信息化建設同步發(fā)展。
2、要以規(guī)劃、規(guī)范為指導，加強統(tǒng)一管理。
3、要正確處理先進性和實用性的關系。
4、要精心組織實施，在系統(tǒng)運行上很下功夫。
5、要將復雜的工作簡單化，要將規(guī)范的工作程序化。
6、要將信息資源的集成、共享和內容控制作為核心內容。
7、要將建立和完善檔案信息安全管理體系作為重要措施。
三、企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)的功能設計
企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)應遵循文檔（圖檔）一體化管理思想，其功能包括：
（一）收集立卷
（二）整理編目
（三）著錄標引
（四）檢索利用
（五）價值鑒定
（六）檔案統(tǒng)計
（七）加工匯編
（八）庫房管理
（九）字跡恢復
（十）安全管理
（十一）系統(tǒng)維護
第二節(jié) 檔案計算機管理系統(tǒng)開發(fā)
一、軟件工程概念
1、軟件概念：是程序以及開發(fā)、使用和維護程序所需的所有文檔。
特點：（1）是人的意志的體現和智慧的結晶；（2）是抽象的、邏輯的產品；（3）可以長期、反復使用；（4）受到計算機系統(tǒng)環(huán)境的限制。
2、軟件研制的難點：（1）難以估算工作量、進度；（2）難以滿足用戶的需求；（3）難以采用統(tǒng)一的規(guī)范和方法；（4）難以保證質量。
3、軟件工程：是指導計算機軟件開發(fā)和維護的工程*。是采用工程的概念、原理、 技術和方法來開發(fā)與維護軟件的方法。
4、軟件工程的目的：解決軟件危機中存在的問題，提高軟件開發(fā)的效率和質量，降低工作成本。
二、軟件工程的原理和優(yōu)越性
軟件工程階段的劃分
1、將問題逐步細化，符合人們認識事物的規(guī)律。
2、每一階段有嚴格的標準，有利于對軟件開發(fā)的科學管理。
3、每一階段有明確的任務，有利于開發(fā)人員的分工協作。
三、系統(tǒng)分析
任務：確定系統(tǒng)開發(fā)的總目標。
（一）確定目標（問題定義）：“要解決的問題是什么？”
1、開展初步的用戶調研：調查領導和主要業(yè)務人員。
2、系統(tǒng)分析員應該提出系統(tǒng)設計的性質、目標、任務、規(guī)模、實施路線、工作進度。形成書面報告《開題報告》。
（二）可行性分析
1、可行性分析的意義：（1）探索定義的目標是否值得實現：（2）探索定義的目標是否可能實現
2、可行性分析的主要內容：（1）必要性分析；（2）可行性分析
3、編制《可行性報告》：（1）系統(tǒng)目標；（2）可行性分析；（3）工作進程；（4）可利用資源、所需費用：（5）結論意見
（三）用戶需求分析
回答“系統(tǒng)必須做什么？”要準確、清晰、具體地提出用戶對系統(tǒng)的需求。
1、用戶需求分析的任務：（1）信息需求；（2）功能需求；（3）性能需求；（4）環(huán)境需求；（5）近期和遠期需求；（6）約束條件。
2、用戶需求分析的方法
3、編寫軟件《用戶需求說明書》
四、系統(tǒng)設計
解決 “如何做？” 的問題。分概要設計和詳細設計。
（一）概要設計
1、結構化設計方法
2、模塊結構圖
（1）模塊的定義
（2）模塊調用關系
（33、編制功能模塊結構圖（實例）
（二）詳細設計
詳細描述各模塊的解決方法，但還不是編程。
1、數據庫結構設計
2、輸入/輸出設計
3、用戶界面設計
4、代碼設計
5、流程設計
五、系統(tǒng)實現
（一）網絡運行的模式
1、C/S模式，即客戶機/服務器（Client/Server）模式的簡稱。
2、B/S模式，即瀏覽器/服務器（Browser/Server）模式的簡稱。
須讓這兩種模式相互間揚長避短。
（二）正確選擇檔案管理信息系統(tǒng)建設的模式
1、外包研發(fā)模式
2、自主開發(fā)模式
3、整體外包模式
4、混合實施模式
選擇系統(tǒng)建設的外包服務商的要求和方法
（三）應用軟件的設計
1、選擇計算機語言，將詳細設計的結果轉換成程序，寫出正確的程序模塊。
2、程序模塊設計要做到機構良好、清晰易讀、容易維護。
3、盡量使用自動化的開發(fā)工具，文件、變量的命名和注解要盡量做到規(guī)范。
（四）程序設計的方法
1、結構化程序：（1）順序結構；（2）選擇結構；（3）循環(huán)結構。
2、面向對象的設計：（1）對象(Object)；（2）事件(Event)；（3）類(Class)
（五）程序測試
1、模塊測試
2、聯合測試
3、驗收測試
（六）準備鑒定驗收
1、用戶對系統(tǒng)的使用和評價
2、技術測試
3、文檔審查
開題報告（計劃任務書）、可行性研究報告、用戶需求說明書、功能模塊結構圖、詳細規(guī)格說明書、
總結報告、研究報告、技術報告、測試報告、用戶報告、使用說明書。
（七）組織鑒定會議
六、系統(tǒng)運行維護與評價
（一）系統(tǒng)維護：
1、改正性維護；
2、適應性維護；
3、擴展性維護
（二）系統(tǒng)評價
1、從檔案工作的角度評價管理指標
2、從計算機系統(tǒng)角度評價經濟性和技術性
七、其他軟件開發(fā)方法——快速原型法
（一）傳統(tǒng)生命周期法存在的問題
（二）快速原型法的基本原理
1、收集需求。初步確定系統(tǒng)“做什么”。
2、快速設計原型，為用戶演示、交流、聽取意見。
3、修改需求、修正原型、直至用戶滿意為止。
4、運行系統(tǒng)，使用戶接受新系統(tǒng)。
（三）快速原型法的優(yōu)點、缺點
第三節(jié) 檔案數字化
一、檔案案信息的數字化的基本原則：
1、價值性原則
2、實用性原則
3、開放性原則
4、特色性原則
二、紙質檔案的數字化
1、數字化處理方式的選擇：（1）直接掃描法；（2）數碼相機拍攝法；（3）縮微影像轉換法
2、數字化基本程序：（1）前期準備；（2）實施轉換；（3）圖像處理；（4）數字化存儲；（5）后期整理。
3、掃描參數的確定：（1）掃描分辨率；（2）掃描模式；（3）壓縮存儲格式。推薦PDF格式。
4、數字化存儲設備的選擇
第四節(jié) 檔案信息安全管理
一、概念：檔案信息安全包括檔案信息系統(tǒng)安全和檔案信息內容安全。具體包括：
1、保密性：即檔案信息只為授權用戶使用。
2、完整性：即確保檔案信息未經授權不能被改變。
3、可用性：即確保檔案信息的真實、完整、有效。
4、可控性：即確保對檔案信息的傳播及內容具有控制能力的特征。
5、不可否認性：即確保在檔案信息系統(tǒng)的信息交互過程中，確認用戶參與的事實。
二、計算機安全管理的原則
1、規(guī)范管理原則：2、預先防范原則：3、立足國內原則：4、注重實效原則：5、均衡防護原則：6、分權制約原則：7、應急處理原則：8、災難恢復原則：
三、計算機安全的對策范圍
1、行政措施
2、法律措施
3、軟件保護措施
4、物理保護措施
四、計算機物理安全
1、概念
2、要求
五、計算機數據安全
1、概念
2、基本方法：（1）用戶分類；（2）數據分類；（3）系統(tǒng)審計；（4）數據加密。
六、計算機網絡安全
1、概念
2、訪問控制技術：（1）入網訪問控制；（2）網絡權限的控制；（3）目錄級安全控制；（4）屬性安全控制；（5）網絡服務器安全控制。
第二章 企業(yè)電子文件管理
*節(jié) 電子文件管理概述
一、電子文件概念
（一）電子文件的一般定義
顧名思義，電子文件就是“電子”加“文件”，或者說是“數字化”和“文件”兩個概念的交集?！拔募笔请娮游募墓δ軐傩裕皵底只笔请娮游募募夹g屬性。
我國檔案*標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB／T18894—2002）（以下簡稱《規(guī)范》）將電子文件定義為：“在數字設備及環(huán)境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件?！?
概念的理解：
1、電子文件具有文件的一般屬性，即都是組織或個人在各項活動中形成的歷史記錄。
2、電子文件與傳統(tǒng)文件的根本區(qū)別在于，其信息以數碼構成。
3、電子文件是存放在計算機存儲器中所有數據的基本組織形式。
（二）電子文件的檔案價值
1、歸檔電子文件的定義
2、電子文件檔案價值的理解：（1）電子文件具有檔案價值；（2）現階段電子文件不具有完全的檔案價值。
二、電子文件的特點
（一）信息存儲的密集性
（二）信息載體的不確定性
（三）信息結構的二重性
（四）對信息技術的依賴性
（五）信息內容的易改性
（六）載體材料和信息的不穩(wěn)定性
（七）背景及相關信息的不完整性
（八）信息處理的快捷性
（九）信息利用的共享性
（十）文件類型的復雜性
三、電子文件管理的重要意義
（一）有利于提高機關辦公效率和質量
（二）有利于提高檔案管理水平
（三）有利于信息資源的開發(fā)和利用
（四）有利于社會信息安全
四、電子文件的分類
（一）按文件存在形式分
1、文本文件（Text）
2、圖像文件（Image）
3、圖形文件（Graphic）
4、影像文件（Video）
5、聲音文件（Audio）
6、數據庫文件
7、命令文件
（二）按與相同內容的紙質文件的關系分
1、草稿類電子文件
2、輔助類電子文件
3、正式電子文件
（三）按文件的內容分
可分為黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理、產品、科學技術研究、基本建設、設備儀器、會計、企業(yè)職工等類。這種分類主要用于工業(yè)企業(yè)。其中每大類下還可以設二、三級類目。
此外還有按文件的來源、按載體類型、按文件的屬性等分類。
五、電子文件的管理要求
（一）保障真實性
（二）保障完整性
（三）保障有效性
（四）保障安全性
第二節(jié) 企業(yè)電子公文的制作
一、擬稿
擬稿是根據發(fā)文目的和領導的意圖，按照誰負責該事項誰撰稿的原則，由撰稿人撰寫草稿，它是文件制作的*步。擬稿工作一般要注意以下問題。
1、要正確使用文種
2、要正確擬寫標題
3、要反映事物的客觀情況
4、要遵循黨的方針政策和*的法規(guī)制度
5、要符合文章寫作的基本要求
6、用詞準確、規(guī)范
7、正確填寫發(fā)文稿紙
二、審核
1、審核行文必要性
2、審核內容
3、審核行文規(guī)則
4、審核文稿時須將必要的相關文件附在文后，以便領導審核時參考
5、審核的文稿應當保留修改痕跡
三、簽發(fā)
1、簽發(fā)人一般為發(fā)文單位分管該事項的領導
2、簽發(fā)前的審核和閱改
3、簽發(fā)后文稿的規(guī)范化處理
四、規(guī)范電子公文的格式
1、文頭部分
（1）密級和保密期限
（2）緊急程度
（3）發(fā)文機關標識
（4）發(fā)文字號
（5）簽發(fā)人
2、行文部分
（1）公文標題
（2）主送機關
（3）正文
（4）附件
（5）發(fā)文單位
（6）用印
（7）成文日期
（8）注釋或特殊說明
3、文尾部分
（1）主題詞
（2）抄送單位
（3）頁碼
五、電子公文處理必須嚴格執(zhí)行有關保密規(guī)定
第三節(jié) 企業(yè)電子文件的積累與歸檔
一、電子文件的積累
1、明確電子文件的歸檔范圍
2、明確電子文件的積累要求
（1）確定電子文件是通過簽發(fā)或審批的“最終版本”，并對電子文件進行規(guī)范命名。
（2）對電子文件進行收集積累，將非通用格式的電子文件轉換為通用格式，即進行“遷移”。
（3）編制電子文件的目錄，并將電子文件連接到相應的目錄條目中去。
（4）對應歸檔的電子文件按其內容上的自然聯系進行組合，即進行“預立卷”。
（5）按規(guī)范要求，做好電子文件的查找和提供利用工作。
（6）對電子文件采取定期備份、自動殺毒、權限控制等措施進行安全保護。
關于如何應用計算機技術對電子文件進行積累，將在第二章中做詳細介紹。
二、電子文件的歸檔
1、歸檔方式
2、歸檔時間
3、歸檔要求
第四節(jié) 應用計算機管理電子文件的實用技巧
一、規(guī)范電子文件的命名
1、規(guī)范命名的要求：（1）*；（2）直觀；（3）簡潔（4）參照。
2、規(guī)范命名的方法：（1）歸檔前用“文件標題+.擴展名”命名；（2）歸檔后采用“紙質檔案的檔案號+序號+.擴展名”命名；（3）采用“隨機號+.擴展名”命名。
二、確保電子文件的安全
（一）設置密碼：兩種方法。
（二）限制修改
（三）有選擇地保護內容
（四）文件隱含
三、保障文件的有效
1、應用“另存”功能
2、應用專用的電子文件格式轉換軟件進行遷移
四、電子文件分類
1、文書檔案分類
2、科技檔案分類
3、照片檔案分類
4、多媒體檔案分類
五、電子文件收集立卷
（一）使用資源管理器立卷
（二）使用電子報表立卷
六、電子文件的組盤
組盤基本規(guī)則：一是將同一保管期限的文件組合；二是將同一密級的文件組合；三是將同一*的文件組合；四是將同一檔案類別、同一工程項目、同一設備項目的文件盡量存儲在同一光盤上，以方便利用；五是按規(guī)范著錄規(guī)則建立盤內文件目錄，并將電子文件與相關條目建立鏈接關系，以便查找目錄時立即能調閱相應的電子文件；六是如果盤內有非通用格式的電子文件，應當將相應的運行軟件一并存入該盤內，以便電子文件的打開和閱讀。
現以基建工程檔案為例，推薦以下的組盤方法：
1、從工程類電子文件的特點出發(fā)將存儲標準規(guī)定為以下三種格式：
A類：原設計存儲文件格式，滿足檔案原始性要求，保留所有設計信息，主要用于今后技術改造中修改圖紙時再利用，規(guī)定為DWG、RTF、XLS格式；
B類：經轉換，用于歸檔瀏覽、還原打印的文件格式，從而保證在檔案*計算機環(huán)境下能被準確地還原成紙質文件，并用于在線檢索。規(guī)定為PDF、TIFF group 4格式；
C類：非常用軟硬件環(huán)境下的文件轉換成為的中間文件格式，當需要時可轉換成設計可用的文件格式。規(guī)定為DXF、TXT格式，設計單位在提供紙質資料的同時，必須同時提供兩種格式的電子文件即B類文件＋A類文件或B類文件＋C類文件。
2、每張光盤內的文件夾按以下方法設置：
（1）根目錄下存儲說明文件README.TXT：用于說明該光盤的整體信息，如光盤編號、工程名稱、設計單位、光盤制作單位、光盤制作時間等；
（2）根目錄下存儲輔讀信息文件ASSIST.TXT：用于列出讀取光盤內各種格式電子文件的環(huán)境信息,如：光盤使用的硬件型號、軟件名稱、版本等；
（3）根目錄下存儲目錄文件CDDOC.XLS：用于存放光盤內電子文件詳細目錄清單，描述每個盤內電子文件的特征信息，即著錄信息；
（4）設置子目錄DATA：用于存放PDF、TIFF等B類文件；
（5）設置子目錄DATAB：用于存放DWG、DXF、RTF、XLS、TXT等A類和C類文件；
（6）設置子目錄OTHER: 用于存放相關字庫、符號庫、數據字典、外部參考等保證文件準確還原的環(huán)境文件及其他說明文件等。
3、制定電子文件安全管理措施。
七、建立電子文件目錄
電子文件的著錄比傳統(tǒng)著錄的內容要豐富得多，除了傳統(tǒng)的著錄項目以外，一般還需要包括：（1）“制作環(huán)境”，即電子文件制作、修改、運行所使用的軟、硬件，包括軟件的類型、版本等；（2）“文件類型”，即*講中介紹的字處理、圖像、圖形、影像、聲音、數據庫、程序文件等；（3）“文件名”，即文件的名稱，包括文件名和擴展名；（4）“載體類型”，即光盤、磁帶等；（5）“存儲地址”，即存儲的物理地址，包括終端號、驅動器號、路徑名或統(tǒng)一資源地址（URL）；（6）“背景信息”，包括責任者、制作時間、修改時間、遷移時間、相關文件等。
實例：采用EXCEL表格編目。
八、著錄條目掛接電子文件
對于以數據庫方式存儲的目錄來說，可以有“鏈接”和“嵌入”兩種。
使用EXCEL制作電子文件目錄，實現全文掛接。
九、電子文件檢索
（一）電子文件檢索的基本原理
（二）計算機檢索實例
1、應用WINDOWS的資源管理器檢索
2、應用EXCEL檢索電子文件目錄
【講師簡介】 Andy Zhang
著名實戰(zhàn)派"現代企業(yè)檔案管理信息化建設與企業(yè)電子文件管理"專家，檔案學博士,*國際管理培訓網資深講師；在《現代企業(yè)檔案管理信息化建設》、《現代企業(yè)電子文件管理》、《檔案信息安全管理》、《企業(yè)電子公文的制作》、《文書和檔案計算機綜合管理系統(tǒng)》、《歸檔電子文件管理細則及電子檔案計算機輔助管理系統(tǒng)》、《企業(yè)檔案管理》、《檔案鑒定方法和計算機輔助檔案鑒定系統(tǒng)》、《歸檔電子文件管理》方面擁有極其豐富實戰(zhàn)操作經驗與技巧；服務過多家世界500強跨國集團；培訓特色：重點采用“方法與操作結合”、“案例與實踐同步”的專題講解方式，并輔以提問、答疑、討論、現場咨詢等互動的交流方式進行；服務過的部分客戶：上海通用汽車有限公司 、中海石油（*）有限公司、一汽豐田、蘇州物流中心有限公司、英特爾、青島羅美威奧新材料制造有限公司、三星集團、通用電氣、ABB 、西門子、飛利浦、TCL 、霍尼韋爾、葛蘭素史克、青島海爾、奧克斯、百事飲料、日立、方正科技、芬歐匯川、理光傳真機、柳州五菱、納貝斯克、三菱重工、中石油、中石化、*電網、聯想集團、深圳華為、生益科技、本田汽車、衛(wèi)康光學、小天鵝、雅馬哈、宇通客車、正大康地、成都西科微波通訊有限公司、重慶隆鑫、住友電工、上海大眾汽車有限公司、貝嶺股份、華電國際電力股份有限公司、延鋒偉世通、博爾達米克朗、三菱電梯、愛普生、柯達電子、上海機場、上海電氣集團、海信集團、美國強生、青島啤酒、上?；萜沼邢薰尽⒅新撫t(yī)藥集團、TCL集團、中鐵快運集團、中通遠洋物流集團、三九醫(yī)藥、大唐電訊、上海震旦集團、中海油能源發(fā)展股份有限公司等單位。
【課程設置】 情景演練、案例分析討論、游戲感悟、互動交流、沙盤演練、現場解答
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