現(xiàn)代企業(yè)檔案管理技巧與企業(yè)電子文件管理高級(jí)實(shí)戰(zhàn)培訓(xùn)班
【舉辦單位】：*國(guó)際管理培訓(xùn)網(wǎng)（）
【參課費(fèi)用】：3200 元/人
【授課時(shí)間】：2009年12月28日 ～ 12月31日
【授課地點(diǎn)】：上海
【】：
◆證書費(fèi)用：500元／人（參加認(rèn)證考試的學(xué)員須交納此費(fèi)用，不參加認(rèn)證考試的學(xué)員無須交納此費(fèi)用）。
◆說明：凡希望參加認(rèn)證的學(xué)員，在培訓(xùn)結(jié)束后參加認(rèn)證考試并合格者，頒發(fā)“香港培訓(xùn)認(rèn)證中心國(guó)際認(rèn)證中心ＨＫＴＣＣ”《現(xiàn)代企業(yè)檔案管理》證書。（國(guó)際認(rèn)證／全球通行／雇主認(rèn)可／聯(lián)網(wǎng)查詢）.
【學(xué)員對(duì)象】各企事業(yè)單位檔案管理研究者、人事行政專員\科室主任及*經(jīng)理，檔案管理專員等。
【課程內(nèi)容】
*章 企業(yè)檔案信息化建設(shè)
*節(jié) 檔案信息化概述
一、檔案信息化的意義
1、是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇
2、是加速檔案現(xiàn)代化的客觀要求
3、是提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路
二、檔案信息化的概念和任務(wù)
（一）信息化概念
信息化是人類在社會(huì)活動(dòng)中通過廣泛應(yīng)用信息技術(shù)，充分有效地開發(fā)利用信息資源，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的過程。
信息化包含：
1、“兩個(gè)支柱”：數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化；
2、“三個(gè)層面”：信息技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用過程、信息產(chǎn)品制造業(yè)不斷發(fā)展的過程、信息資源的開發(fā)和利用過程；
3、“四個(gè)特點(diǎn)”：技術(shù)是動(dòng)力；業(yè)務(wù)是導(dǎo)向；資源是核心；人才是關(guān)鍵。
（二）檔案信息化概念
檔案信息化是指在*檔案行政管理*的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織下，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，有效提高檔案信息資源收集、管理和提供利用服務(wù)水平的過程。
對(duì)概念要全面理解：
1、在*檔案行政管理*的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織下
2、全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)
3、不斷改革傳統(tǒng)的檔案管理模式
4、搞有效益的檔案信息化
5、是動(dòng)態(tài)發(fā)展過程
檔案信息化具體地說，包括檔案信息存儲(chǔ)的數(shù)字化，管理的虛擬化，傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，內(nèi)容的知識(shí)化。
（三）檔案信息化建設(shè)的任務(wù)
1、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)
2、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
3、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)
4、檔案信息資源建設(shè)
5、人才隊(duì)伍建設(shè)
總之，處理好“路、車、貨、交通規(guī)則和駕駛員”的關(guān)系，確保全面、協(xié)調(diào)、持續(xù)地發(fā)展。（四）檔案信息化建設(shè)的思路
1、力爭(zhēng)使檔案信息化與本系統(tǒng)、本單位的信息化建設(shè)同步發(fā)展。
2、要以規(guī)劃、規(guī)范為指導(dǎo)，加強(qiáng)統(tǒng)一管理。
3、要正確處理先進(jìn)性和實(shí)用性的關(guān)系。
4、要精心組織實(shí)施，在系統(tǒng)運(yùn)行上很下功夫。
5、要將復(fù)雜的工作簡(jiǎn)單化，要將規(guī)范的工作程序化。
6、要將信息資源的集成、共享和內(nèi)容控制作為核心內(nèi)容。
7、要將建立和完善檔案信息安全管理體系作為重要措施。
三、企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)
企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)遵循文檔（圖檔）一體化管理思想，其功能包括：
（一）收集立卷
（二）整理編目
（三）著錄標(biāo)引
（四）檢索利用
（五）價(jià)值鑒定
（六）檔案統(tǒng)計(jì)
（七）加工匯編
（八）庫(kù)房管理
（九）字跡恢復(fù)
（十）安全管理
（十一）系統(tǒng)維護(hù)
第二節(jié) 檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)開發(fā)
一、軟件工程概念
1、軟件概念：是程序以及開發(fā)、使用和維護(hù)程序所需的所有文檔。
特點(diǎn)：（1）是人的意志的體現(xiàn)和智慧的結(jié)晶；（2）是抽象的、邏輯的產(chǎn)品；（3）可以長(zhǎng)期、反復(fù)使用；（4）受到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)環(huán)境的限制。
2、軟件研制的難點(diǎn)：（1）難以估算工作量、進(jìn)度；（2）難以滿足用戶的需求；（3）難以采用統(tǒng)一的規(guī)范和方法；（4）難以保證質(zhì)量。
3、軟件工程：是指導(dǎo)計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)和維護(hù)的工程*。是采用工程的概念、原理、 技術(shù)和方法來開發(fā)與維護(hù)軟件的方法。
4、軟件工程的目的：解決軟件危機(jī)中存在的問題，提高軟件開發(fā)的效率和質(zhì)量，降低工作成本。
二、軟件工程的原理和優(yōu)越性
軟件工程階段的劃分
1、將問題逐步細(xì)化，符合人們認(rèn)識(shí)事物的規(guī)律。
2、每一階段有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，有利于對(duì)軟件開發(fā)的科學(xué)管理。
3、每一階段有明確的任務(wù)，有利于開發(fā)人員的分工協(xié)作。
三、系統(tǒng)分析
任務(wù)：確定系統(tǒng)開發(fā)的總目標(biāo)。
（一）確定目標(biāo)（問題定義）：“要解決的問題是什么？”
1、開展初步的用戶調(diào)研：調(diào)查領(lǐng)導(dǎo)和主要業(yè)務(wù)人員。
2、系統(tǒng)分析員應(yīng)該提出系統(tǒng)設(shè)計(jì)的性質(zhì)、目標(biāo)、任務(wù)、規(guī)模、實(shí)施路線、工作進(jìn)度。形成書面報(bào)告《開題報(bào)告》。
（二）可行性分析
1、可行性分析的意義：（1）探索定義的目標(biāo)是否值得實(shí)現(xiàn)：（2）探索定義的目標(biāo)是否可能實(shí)現(xiàn)
2、可行性分析的主要內(nèi)容：（1）必要性分析；（2）可行性分析
3、編制《可行性報(bào)告》：（1）系統(tǒng)目標(biāo)；（2）可行性分析；（3）工作進(jìn)程；（4）可利用資源、所需費(fèi)用：（5）結(jié)論意見
（三）用戶需求分析
回答“系統(tǒng)必須做什么？”要準(zhǔn)確、清晰、具體地提出用戶對(duì)系統(tǒng)的需求。
1、用戶需求分析的任務(wù)：（1）信息需求；（2）功能需求；（3）性能需求；（4）環(huán)境需求；（5）近期和遠(yuǎn)期需求；（6）約束條件。
2、用戶需求分析的方法
3、編寫軟件《用戶需求說明書》
四、系統(tǒng)設(shè)計(jì)
解決 “如何做？” 的問題。分概要設(shè)計(jì)和詳細(xì)設(shè)計(jì)。
（一）概要設(shè)計(jì)
1、結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)方法
2、模塊結(jié)構(gòu)圖
（1）模塊的定義
（2）模塊調(diào)用關(guān)系
（33、編制功能模塊結(jié)構(gòu)圖（實(shí)例）
（二）詳細(xì)設(shè)計(jì)
詳細(xì)描述各模塊的解決方法，但還不是編程。
1、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)
2、輸入/輸出設(shè)計(jì)
3、用戶界面設(shè)計(jì)
4、代碼設(shè)計(jì)
5、流程設(shè)計(jì)
五、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)
（一）網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的模式
1、C/S模式，即客戶機(jī)/服務(wù)器（Client/Server）模式的簡(jiǎn)稱。
2、B/S模式，即瀏覽器/服務(wù)器（Browser/Server）模式的簡(jiǎn)稱。
須讓這兩種模式相互間揚(yáng)長(zhǎng)避短。
（二）正確選擇檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的模式
1、外包研發(fā)模式
2、自主開發(fā)模式
3、整體外包模式
4、混合實(shí)施模式
選擇系統(tǒng)建設(shè)的外包服務(wù)商的要求和方法
（三）應(yīng)用軟件的設(shè)計(jì)
1、選擇計(jì)算機(jī)語言，將詳細(xì)設(shè)計(jì)的結(jié)果轉(zhuǎn)換成程序，寫出正確的程序模塊。
2、程序模塊設(shè)計(jì)要做到機(jī)構(gòu)良好、清晰易讀、容易維護(hù)。
3、盡量使用自動(dòng)化的開發(fā)工具，文件、變量的命名和注解要盡量做到規(guī)范。
（四）程序設(shè)計(jì)的方法
1、結(jié)構(gòu)化程序：（1）順序結(jié)構(gòu)；（2）選擇結(jié)構(gòu)；（3）循環(huán)結(jié)構(gòu)。
2、面向?qū)ο蟮脑O(shè)計(jì)：（1）對(duì)象(Object)；（2）事件(Event)；（3）類(Class)
（五）程序測(cè)試
1、模塊測(cè)試
2、聯(lián)合測(cè)試
3、驗(yàn)收測(cè)試
（六）準(zhǔn)備鑒定驗(yàn)收
1、用戶對(duì)系統(tǒng)的使用和評(píng)價(jià)
2、技術(shù)測(cè)試
3、文檔審查
開題報(bào)告（計(jì)劃任務(wù)書）、可行性研究報(bào)告、用戶需求說明書、功能模塊結(jié)構(gòu)圖、詳細(xì)規(guī)格說明書、
總結(jié)報(bào)告、研究報(bào)告、技術(shù)報(bào)告、測(cè)試報(bào)告、用戶報(bào)告、使用說明書。
（七）組織鑒定會(huì)議
六、系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)與評(píng)價(jià)
（一）系統(tǒng)維護(hù)：
1、改正性維護(hù)；
2、適應(yīng)性維護(hù)；
3、擴(kuò)展性維護(hù)
（二）系統(tǒng)評(píng)價(jià)
1、從檔案工作的角度評(píng)價(jià)管理指標(biāo)
2、從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)角度評(píng)價(jià)經(jīng)濟(jì)性和技術(shù)性
七、其他軟件開發(fā)方法——快速原型法
（一）傳統(tǒng)生命周期法存在的問題
（二）快速原型法的基本原理
1、收集需求。初步確定系統(tǒng)“做什么”。
2、快速設(shè)計(jì)原型，為用戶演示、交流、聽取意見。
3、修改需求、修正原型、直至用戶滿意為止。
4、運(yùn)行系統(tǒng)，使用戶接受新系統(tǒng)。
（三）快速原型法的優(yōu)點(diǎn)、缺點(diǎn)
第三節(jié) 檔案數(shù)字化
一、檔案案信息的數(shù)字化的基本原則：
1、價(jià)值性原則
2、實(shí)用性原則
3、開放性原則
4、特色性原則
二、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化
1、數(shù)字化處理方式的選擇：（1）直接掃描法；（2）數(shù)碼相機(jī)拍攝法；（3）縮微影像轉(zhuǎn)換法
2、數(shù)字化基本程序：（1）前期準(zhǔn)備；（2）實(shí)施轉(zhuǎn)換；（3）圖像處理；（4）數(shù)字化存儲(chǔ)；（5）后期整理。
3、掃描參數(shù)的確定：（1）掃描分辨率；（2）掃描模式；（3）壓縮存儲(chǔ)格式。推薦PDF格式。
4、數(shù)字化存儲(chǔ)設(shè)備的選擇
第四節(jié) 檔案信息安全管理
一、概念：檔案信息安全包括檔案信息系統(tǒng)安全和檔案信息內(nèi)容安全。具體包括：
1、保密性：即檔案信息只為授權(quán)用戶使用。
2、完整性：即確保檔案信息未經(jīng)授權(quán)不能被改變。
3、可用性：即確保檔案信息的真實(shí)、完整、有效。
4、可控性：即確保對(duì)檔案信息的傳播及內(nèi)容具有控制能力的特征。
5、不可否認(rèn)性：即確保在檔案信息系統(tǒng)的信息交互過程中，確認(rèn)用戶參與的事實(shí)。
二、計(jì)算機(jī)安全管理的原則
1、規(guī)范管理原則：2、預(yù)先防范原則：3、立足國(guó)內(nèi)原則：4、注重實(shí)效原則：5、均衡防護(hù)原則：6、分權(quán)制約原則：7、應(yīng)急處理原則：8、災(zāi)難恢復(fù)原則：
三、計(jì)算機(jī)安全的對(duì)策范圍
1、行政措施
2、法律措施
3、軟件保護(hù)措施
4、物理保護(hù)措施
四、計(jì)算機(jī)物理安全
1、概念
2、要求
五、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)安全
1、概念
2、基本方法：（1）用戶分類；（2）數(shù)據(jù)分類；（3）系統(tǒng)審計(jì)；（4）數(shù)據(jù)加密。
六、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全
1、概念
2、訪問控制技術(shù)：（1）入網(wǎng)訪問控制；（2）網(wǎng)絡(luò)權(quán)限的控制；（3）目錄級(jí)安全控制；（4）屬性安全控制；（5）網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全控制。
第二章 企業(yè)電子文件管理
*節(jié) 電子文件管理概述
一、電子文件概念
（一）電子文件的一般定義
顧名思義，電子文件就是“電子”加“文件”，或者說是“數(shù)字化”和“文件”兩個(gè)概念的交集。“文件”是電子文件的功能屬性，“數(shù)字化”是電子文件的技術(shù)屬性。
我國(guó)檔案*標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB／T18894—2002）（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)范》）將電子文件定義為：“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。”
概念的理解：
1、電子文件具有文件的一般屬性，即都是組織或個(gè)人在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的歷史記錄。
2、電子文件與傳統(tǒng)文件的根本區(qū)別在于，其信息以數(shù)碼構(gòu)成。
3、電子文件是存放在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中所有數(shù)據(jù)的基本組織形式。
（二）電子文件的檔案價(jià)值
1、歸檔電子文件的定義
2、電子文件檔案價(jià)值的理解：（1）電子文件具有檔案價(jià)值；（2）現(xiàn)階段電子文件不具有完全的檔案價(jià)值。
二、電子文件的特點(diǎn)
（一）信息存儲(chǔ)的密集性
（二）信息載體的不確定性
（三）信息結(jié)構(gòu)的二重性
（四）對(duì)信息技術(shù)的依賴性
（五）信息內(nèi)容的易改性
（六）載體材料和信息的不穩(wěn)定性
（七）背景及相關(guān)信息的不完整性
（八）信息處理的快捷性
（九）信息利用的共享性
（十）文件類型的復(fù)雜性
三、電子文件管理的重要意義
（一）有利于提高機(jī)關(guān)辦公效率和質(zhì)量
（二）有利于提高檔案管理水平
（三）有利于信息資源的開發(fā)和利用
（四）有利于社會(huì)信息安全
四、電子文件的分類
（一）按文件存在形式分
1、文本文件（Text）
2、圖像文件（Image）
3、圖形文件（Graphic）
4、影像文件（Video）
5、聲音文件（Audio）
6、數(shù)據(jù)庫(kù)文件
7、命令文件
（二）按與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件的關(guān)系分
1、草稿類電子文件
2、輔助類電子文件
3、正式電子文件
（三）按文件的內(nèi)容分
可分為黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會(huì)計(jì)、企業(yè)職工等類。這種分類主要用于工業(yè)企業(yè)。其中每大類下還可以設(shè)二、三級(jí)類目。
此外還有按文件的來源、按載體類型、按文件的屬性等分類。
五、電子文件的管理要求
（一）保障真實(shí)性
（二）保障完整性
（三）保障有效性
（四）保障安全性
第二節(jié) 企業(yè)電子公文的制作
一、擬稿
擬稿是根據(jù)發(fā)文目的和領(lǐng)導(dǎo)的意圖，按照誰負(fù)責(zé)該事項(xiàng)誰撰稿的原則，由撰稿人撰寫草稿，它是文件制作的*步。擬稿工作一般要注意以下問題。
1、要正確使用文種
2、要正確擬寫標(biāo)題
3、要反映事物的客觀情況
4、要遵循黨的方針政策和*的法規(guī)制度
5、要符合文章寫作的基本要求
6、用詞準(zhǔn)確、規(guī)范
7、正確填寫發(fā)文稿紙
二、審核
1、審核行文必要性
2、審核內(nèi)容
3、審核行文規(guī)則
4、審核文稿時(shí)須將必要的相關(guān)文件附在文后，以便領(lǐng)導(dǎo)審核時(shí)參考
5、審核的文稿應(yīng)當(dāng)保留修改痕跡
三、簽發(fā)
1、簽發(fā)人一般為發(fā)文單位分管該事項(xiàng)的領(lǐng)導(dǎo)
2、簽發(fā)前的審核和閱改
3、簽發(fā)后文稿的規(guī)范化處理
四、規(guī)范電子公文的格式
1、文頭部分
（1）密級(jí)和保密期限
（2）緊急程度
（3）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)
（4）發(fā)文字號(hào)
（5）簽發(fā)人
2、行文部分
（1）公文標(biāo)題
（2）主送機(jī)關(guān)
（3）正文
（4）附件
（5）發(fā)文單位
（6）用印
（7）成文日期
（8）注釋或特殊說明
3、文尾部分
（1）主題詞
（2）抄送單位
（3）頁碼
五、電子公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定
第三節(jié) 企業(yè)電子文件的積累與歸檔
一、電子文件的積累
1、明確電子文件的歸檔范圍
2、明確電子文件的積累要求
（1）確定電子文件是通過簽發(fā)或?qū)徟摹白罱K版本”，并對(duì)電子文件進(jìn)行規(guī)范命名。
（2）對(duì)電子文件進(jìn)行收集積累，將非通用格式的電子文件轉(zhuǎn)換為通用格式，即進(jìn)行“遷移”。
（3）編制電子文件的目錄，并將電子文件連接到相應(yīng)的目錄條目中去。
（4）對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件按其內(nèi)容上的自然聯(lián)系進(jìn)行組合，即進(jìn)行“預(yù)立卷”。
（5）按規(guī)范要求，做好電子文件的查找和提供利用工作。
（6）對(duì)電子文件采取定期備份、自動(dòng)殺毒、權(quán)限控制等措施進(jìn)行安全保護(hù)。
關(guān)于如何應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)電子文件進(jìn)行積累，將在第二章中做詳細(xì)介紹。
二、電子文件的歸檔
1、歸檔方式
2、歸檔時(shí)間
3、歸檔要求
第四節(jié) 應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理電子文件的實(shí)用技巧
一、規(guī)范電子文件的命名
1、規(guī)范命名的要求：（1）*；（2）直觀；（3）簡(jiǎn)潔（4）參照。
2、規(guī)范命名的方法：（1）歸檔前用“文件標(biāo)題+.擴(kuò)展名”命名；（2）歸檔后采用“紙質(zhì)檔案的檔案號(hào)+序號(hào)+.擴(kuò)展名”命名；（3）采用“隨機(jī)號(hào)+.擴(kuò)展名”命名。
二、確保電子文件的安全
（一）設(shè)置密碼：兩種方法。
（二）限制修改
（三）有選擇地保護(hù)內(nèi)容
（四）文件隱含
三、保障文件的有效
1、應(yīng)用“另存”功能
2、應(yīng)用專用的電子文件格式轉(zhuǎn)換軟件進(jìn)行遷移
四、電子文件分類
1、文書檔案分類
2、科技檔案分類
3、照片檔案分類
4、多媒體檔案分類
五、電子文件收集立卷
（一）使用資源管理器立卷
（二）使用電子報(bào)表立卷
六、電子文件的組盤
組盤基本規(guī)則：一是將同一保管期限的文件組合；二是將同一密級(jí)的文件組合；三是將同一*的文件組合；四是將同一檔案類別、同一工程項(xiàng)目、同一設(shè)備項(xiàng)目的文件盡量存儲(chǔ)在同一光盤上，以方便利用；五是按規(guī)范著錄規(guī)則建立盤內(nèi)文件目錄，并將電子文件與相關(guān)條目建立鏈接關(guān)系，以便查找目錄時(shí)立即能調(diào)閱相應(yīng)的電子文件；六是如果盤內(nèi)有非通用格式的電子文件，應(yīng)當(dāng)將相應(yīng)的運(yùn)行軟件一并存入該盤內(nèi)，以便電子文件的打開和閱讀。
現(xiàn)以基建工程檔案為例，推薦以下的組盤方法：
1、從工程類電子文件的特點(diǎn)出發(fā)將存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定為以下三種格式：
A類：原設(shè)計(jì)存儲(chǔ)文件格式，滿足檔案原始性要求，保留所有設(shè)計(jì)信息，主要用于今后技術(shù)改造中修改圖紙時(shí)再利用，規(guī)定為DWG、RTF、XLS格式；
B類：經(jīng)轉(zhuǎn)換，用于歸檔瀏覽、還原打印的文件格式，從而保證在檔案*計(jì)算機(jī)環(huán)境下能被準(zhǔn)確地還原成紙質(zhì)文件，并用于在線檢索。規(guī)定為PDF、TIFF group 4格式；
C類：非常用軟硬件環(huán)境下的文件轉(zhuǎn)換成為的中間文件格式，當(dāng)需要時(shí)可轉(zhuǎn)換成設(shè)計(jì)可用的文件格式。規(guī)定為DXF、TXT格式，設(shè)計(jì)單位在提供紙質(zhì)資料的同時(shí)，必須同時(shí)提供兩種格式的電子文件即B類文件＋A類文件或B類文件＋C類文件。
2、每張光盤內(nèi)的文件夾按以下方法設(shè)置：
（1）根目錄下存儲(chǔ)說明文件README.TXT：用于說明該光盤的整體信息，如光盤編號(hào)、工程名稱、設(shè)計(jì)單位、光盤制作單位、光盤制作時(shí)間等；
（2）根目錄下存儲(chǔ)輔讀信息文件ASSIST.TXT：用于列出讀取光盤內(nèi)各種格式電子文件的環(huán)境信息,如：光盤使用的硬件型號(hào)、軟件名稱、版本等；
（3）根目錄下存儲(chǔ)目錄文件CDDOC.XLS：用于存放光盤內(nèi)電子文件詳細(xì)目錄清單，描述每個(gè)盤內(nèi)電子文件的特征信息，即著錄信息；
（4）設(shè)置子目錄DATA：用于存放PDF、TIFF等B類文件；
（5）設(shè)置子目錄DATAB：用于存放DWG、DXF、RTF、XLS、TXT等A類和C類文件；
（6）設(shè)置子目錄OTHER: 用于存放相關(guān)字庫(kù)、符號(hào)庫(kù)、數(shù)據(jù)字典、外部參考等保證文件準(zhǔn)確還原的環(huán)境文件及其他說明文件等。
3、制定電子文件安全管理措施。
七、建立電子文件目錄
電子文件的著錄比傳統(tǒng)著錄的內(nèi)容要豐富得多，除了傳統(tǒng)的著錄項(xiàng)目以外，一般還需要包括：（1）“制作環(huán)境”，即電子文件制作、修改、運(yùn)行所使用的軟、硬件，包括軟件的類型、版本等；（2）“文件類型”，即*講中介紹的字處理、圖像、圖形、影像、聲音、數(shù)據(jù)庫(kù)、程序文件等；（3）“文件名”，即文件的名稱，包括文件名和擴(kuò)展名；（4）“載體類型”，即光盤、磁帶等；（5）“存儲(chǔ)地址”，即存儲(chǔ)的物理地址，包括終端號(hào)、驅(qū)動(dòng)器號(hào)、路徑名或統(tǒng)一資源地址（URL）；（6）“背景信息”，包括責(zé)任者、制作時(shí)間、修改時(shí)間、遷移時(shí)間、相關(guān)文件等。
實(shí)例：采用EXCEL表格編目。
八、著錄條目掛接電子文件
對(duì)于以數(shù)據(jù)庫(kù)方式存儲(chǔ)的目錄來說，可以有“鏈接”和“嵌入”兩種。
使用EXCEL制作電子文件目錄，實(shí)現(xiàn)全文掛接。
九、電子文件檢索
（一）電子文件檢索的基本原理
（二）計(jì)算機(jī)檢索實(shí)例
1、應(yīng)用WINDOWS的資源管理器檢索
2、應(yīng)用EXCEL檢索電子文件目錄
【講師簡(jiǎn)介】 Andy Zhang
著名實(shí)戰(zhàn)派"現(xiàn)代企業(yè)檔案管理與企業(yè)電子文件管理"專家，檔案學(xué)博士,*國(guó)際管理培訓(xùn)網(wǎng)資深講師；在《現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)》、《現(xiàn)代企業(yè)電子文件管理》、《檔案信息安全管理》、《企業(yè)電子公文的制作》、《文書和檔案計(jì)算機(jī)綜合管理系統(tǒng)》、《歸檔電子文件管理細(xì)則及電子檔案計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)》、《企業(yè)檔案管理》、《檔案鑒定方法和計(jì)算機(jī)輔助檔案鑒定系統(tǒng)》、《歸檔電子文件管理》方面擁有極其豐富實(shí)戰(zhàn)操作經(jīng)驗(yàn)與技巧；服務(wù)過多家世界500強(qiáng)跨國(guó)集團(tuán)；培訓(xùn)特色：重點(diǎn)采用“方法與操作結(jié)合”、“案例與實(shí)踐同步”的專題講解方式，并輔以提問、答疑、討論、現(xiàn)場(chǎng)咨詢等互動(dòng)的交流方式進(jìn)行；服務(wù)過的部分客戶：上海通用汽車有限公司 、中海石油（*）有限公司、一汽豐田、蘇州物流中心有限公司、英特爾、青島羅美威奧新材料制造有限公司、三星集團(tuán)、通用電氣、ABB 、西門子、飛利浦、TCL 、霍尼韋爾、葛蘭素史克、青島海爾、奧克斯、百事飲料、日立、方正科技、芬歐匯川、理光傳真機(jī)、柳州五菱、納貝斯克、三菱重工、中石油、中石化、*電網(wǎng)、聯(lián)想集團(tuán)、深圳華為、生益科技、本田汽車、衛(wèi)康光學(xué)、小天鵝、雅馬哈、宇通客車、正大康地、成都西科微波通訊有限公司、重慶隆鑫、住友電工、上海大眾汽車有限公司、貝嶺股份、華電國(guó)際電力股份有限公司、延鋒偉世通、博爾達(dá)米克朗、三菱電梯、愛普生、柯達(dá)電子、上海機(jī)場(chǎng)、上海電氣集團(tuán)、海信集團(tuán)、美國(guó)強(qiáng)生、青島啤酒、上海惠普有限公司、中聯(lián)醫(yī)藥集團(tuán)、TCL集團(tuán)、中鐵快運(yùn)集團(tuán)、中通遠(yuǎn)洋物流集團(tuán)、三九醫(yī)藥、大唐電訊、上海震旦集團(tuán)、中海油能源發(fā)展股份有限公司等單位。
【課程設(shè)置】 情景演練、案例分析討論、游戲感悟、互動(dòng)交流、沙盤演練、現(xiàn)場(chǎng)解答
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